Bandung - Pasca banjir yang melanda beberapa wilayah di Jawa Barat bukan saja berdampak pada kerusakan kendaraan atau rumah. Dokumen penting milik masyarakat terdampak banjir pun tak luput dari kerusakan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Dispusipda) Jawa Barat membenarkan pasca banjir yang terjadi sudah banyak laporan atau keluhan dari warga termasuk Dispusipda kabupaten dan kota sendiri yang mengalami kerusakan dokumen.
“Sibuk menyelamatkan kendaraan dan barang elektronik, banyak korban banjir lupa menyelamatkan arsip-arsip penting seperti ijazah, KTP dan lain-lain,” tutur Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis Dispusipda Provinsi Jawa Barat, Saepulloh, Bandung, Rabu 8 Januari 2020.
Lalu, bagaimana penanganan arsip yang rusak, baik karena basah atau terkena lumpur pasca banjir. Dispusipda Jawa Barat memberikan tips berikut ini;
1. Relokasi
Hal pertama yang harus dilakukan yaitu, merelokasi arsip atau dokumen dari tempat yang basah ke tempat kering, aman dan bersih.
2. Pisahkan Arsip
Kemudian, langkah selanjutnya adalah memisahkan arsip atau dokumen yang rusak berat, sedang dan yang ringan untuk memudahkan cara penanganan lebih lanjut.
3. Identifikasi
Langkah selanjutnya, mengindentifikasi arsip. Apakah arsip atau dokumen yang rusak tersebut bisa diperbaiki di institusi terkait (Dispusipda) atau tidak.
4. Perbaiki ke Ahlinya
Selanjutnya terang Saepulloh, selain perguruan tinggi Dispusipda pun menerima restorasi atau perbaikan arsip atau dokumen yang rusak.
“Arsip atau dokumen ang bisa diperbaiki di Dispusipda harus asli bukan fotocopy atau laminating. Jenis dokuemen atau arsip yang bisa direstorasi (perbaiki) seperti, akta perkawinan, akta kelahiran, kartu keluarga (KK), kartu tanda penduduk (KTP), sertifikat tanah dan izajah serta lainnya,” terang dia.
Bagi masyarakat terdampak banjir atau longsor di beberapa wilayah di Jawa Barat yang ingin memperbaiki dokumen rusak, dapat langsung datang ke Dispusipda Jawa Barat, Jl. Kawaluyaan Indah II No.4 Soekarno Hatta Bandung dengan membawa arsip asli yang rusak mulai pukul 08.00 sampai 16.00 WIB.
“Layanan perbaikan dokumen atau arsip bebas biaya (gratis). Masyarakan yang ingin memperbaiki dokumennya tinggal datang saja atau lebih lanjut menghubungi call center Dispusipda Jabar di 022-873-263-63,” kata dia.
Arsip atau dokumen yang diperbaiki di Dispusipda akan diperbaiki dengan peralatan khusus yang didatangkan dari Jepang. Dispusipda Jabar pun tidak hanya menerima layanan perbaikian arsip atau dokumen perorangan korban bencana,tetapi kelompok pun aka diterima.
“Kita akan memperbaiki arsip atau dokumen sepanjang masih bisa diperbaiki,” tegas dia.
Agar Dokumen Aman dari Bencana
Adapun agar dokumen penting tidak rusak baik karena banjir, longsor bahkan kebakaran. Sebaiknya dokumen atau arsip disimpan dalam brangkas tahan air dan api. Cara ini dinilai paling ampuh.
“Dokumen yang rusak karena basah atau lumpur biasanya masih bisa diselamatkan, berbeda kalau rusak karena terbakar (kebakaran) ini yang biasanya sulit kami perbaiki dan biasanya kami membuat berita acara apabila dokumen ini susah diperbaiki. Sehingga harus membuat baru atau pengganti,” ujar dia.
Selain disimpan di brangkas tambah dia, sebaiknya dokumen penting dipisahkan dengan dokumen lainnya dan disimpan di tempat yang aman. Sehingga akan lebih memudahkan relokasi saat bencana terjadi. []
