Jakarta, (Tagar 11/11/2018) - Karakter berbeda sesuatu yang pasti ditemui di dunia kerja, baik itu pada rekan kerja atau klien.  Mulai dari yang selalu kontra, pesimis, agresif, argumentatif, atau selalu berpandangan negatif. Tantangan tersendiri bila dikumpulkan dalam suatu ruangan yang bertemakan meeting.

Ada banyak strategi yang bisa dilakukan untuk menghadapinya. Berikut beberapa strategi yang akan membuat meeting lebih efektif, sekaligus meningkatkan keterampilan kepemimpinan. seperti dilansir Psychology Today.

  1. Bagikan agenda dan daftar tujuan sebelum pertemuan. Ketika peserta meeting mengetahui tujuan pertemuan, maka percakapan dapat difokuskan pada masalah-masalah penting. Dengan begitu waktu berharga Anda tidak terbuang untuk masalah pribadi, penjelasan bertele-tele, atau eksplorasi masalah
  2. Tetapkan waktu memulai dan mengakhiri rapat. Jika Anda merancang pertemuan yang harus dihadiri banyak orang, jangan menunggu peserta yang terlambat muncul. Sebaliknya, mulailah rapat tepat waktu. Ketika menunjukkan rasa hormat terhadap waktu orang lain, mereka juga akan menghargai waktu Anda.
  3. Tetapkan panduan partisipasi. Berikan informasi kepada semua orang tentang alasan mereka harus hadir dalam sebuah meeting. Jika perlu, tuliskan harapan seperti bentuk masukan yang bisa mereka berikan. Ingat, tidak ada orang yang diminta menghadiri pertemuan hanya sebagai pengamat.
  4. Dengarkan semua orang. Dalam sebuah meeting harus terjadi komunikasi dua arah. Setiap peserta, baik yang memiliki pendapat yang valid atau salah, membutuhkan kesempatan untuk mengekspresikan pandangan mereka. Dengan mendengarkan, Anda akan memahami perspektif mereka, dan menghindari evaluasi atau penilaian sepihak.
  5. Hindari menempatkan seseorang dalam posisi defensif. Asumsikan bahwa ide setiap orang memiliki nilai. Biasanya, masalah bisnis atau pekerjaan tidak memiliki penyebab tunggal. Jadi, dorong partisipasi peserta dengan menghindari evaluasi negatif. Biarkan setiap orang merasa bisa berkontribusi.
  6. Ketulusan. Sadari bahwa minat, kewaspadaan, dan antusiasme Anda mungkin menular. Jika Anda tampak tidak tertarik atau apatis, orang lain mungkin tidak menganggap serius pandangan Anda. Antusiasme dari pemimpin, secara langsung mempengaruhi motivasi orang lain untuk berpartisipasi, sementara secara tidak langsung meningkatkan hasil pertemuan.
  7. Simpan catatan diskusi. Jika Anda memfasilitasi pertemuan tulislah poin-poin utama yang dibahas pada papan yang bisa dilihat semua orang. Jika seseorang mengajukan pertanyaan, ulangi lagi sebelum memberikan jawaban, sehingga tidak ada keraguan bahwa pertanyaan itu didengar dan dipahami oleh semua peserta.
  8. Konfirmasi hasil meeting dengan follow up tertulis. Meskipun membosankan, setiap pertemuan harus punya ringkasan tentang hal-hal yang dibicarakan dan disepakati. Sebuah email pasca-pertemuan cepat yang berisi kesimpulan meeting cukup untuk mengingatkan semua peserta. Tindak lanjut tertulis harus menguraikan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dan memasukkan tanggal deadline.
  9. Model kesetaraan. Percakapan dan pertemuan harus berusaha menuju partisipasi yang seimbang. Jadilah fasilitator pertemuan yang mengutamakan keterlibatan orang lain dengan mengajukan pertanyaan menyelidik, mencari klarifikasi poin-poin penting, atau dengan meminta umpan balik dari peserta. Kurangi partisipasi pribadi hingga kurang dari 50 persen dari waktu rapat.
  10. Jangan meremehkan. Jangan melihat jam, ponsel, atau komputer Anda saat rapat. Perhatikan para peserta. Kalau Anda meremehkan orang lain, jangan harap mendapat penghargaan atau kepatuhan. []