TAGAR.id, Jakarta - Wah udah gajian nih? Bagi kamu yang sudah lama atau yang baru bekerja, pasti pernah mendengar istilah payroll. Beberapa perusahaan di Indonesia biasanya menggunakan sistem ini dalam urusan penggajian.
Tapi apa itu payroll? Apa kaitannya dengan gaji? Nah, agar nantinya kamu tidak keliru ketika proses penggajian, yuk mari kita bahas bersama mengenai payroll dan pentingnya memahami sistem ini.
Apa Itu Payroll?
Sederhananya payroll adalah salah satu sistem penggajian terhadap karyawan dengan tanggal pencairan yang sudah ditentukan. Dikutip dari Investopedia, sistem payroll ini biasanya dikelola oleh tim SDM atau HR dari suatu perusahaan. Adapun jenis penggajian ini tetap menggunakan slip gaji sebagai bukti dari upah yang diberikan kepada karyawan.
Pada proses pembayaran gaji, perusahaan yang menggunakan sistem atau aplikasi payroll biasanya telah menentukan tanggal penggajian dan disetujui oleh para karyawan. Beberapa perusahaan biasanya menetapkan periode pembayaran pada akhir bulan berkisar antara tanggal 25-30.
Selain itu, pada sistem ini nantinya perhitungan gaji akan ditulis secara detail dalam slip gaji seperti,
•Gaji pokok
•Tunjangan
•Bonus/Insentif tambahan
•Potongan pajak
•Iuran asuransi/BPJS
•Subtotal penghasilan kotor
•Gaji bersih (take home pay)
Cara Kerja Sistem Aplikasi Payroll
Dikutip dari Freshbook, secara umum sistem payroll memiliki tiga proses dalam penggajian yaitu,
1.Pra-penggajian
Pada proses ini, biasanya perusahaan akan melakukan beberapa tahapan pemeriksaan terkait kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran.
Selanjutnya, pihak perusahaan akan melakukan pengumpulan data. Umumnya tahapan ini akan melibatkan berbagai tim dan divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.
Tahapan selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan. Nantinya data tersebut akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak.
Pada tahapan inilah perusahaan akan memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan atau karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.
2.Penggajian
Ini adalah tahapan dimana data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, tahapan selanjutnya yaitu pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.
3.Pasca-penggajian
Pada tahapan ini semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (Pph) akan didata. Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai.
Selanjutnya tim HR akan bekerjasama dengan tim finance untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk proses penggajian. Tujuannya adalah karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.
Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan.
Setelah melakukan pendataan, selanjutnya gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah.
Jika perusahaan menggunakan aplikasi payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan. Kemudian setelah perusahaan menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan seperti biaya gaji karyawan per divisi atau lokasi.
Alasan Perusahaan Menggunakan Aplikasi Payroll
Adapun hal yang banyak membuat aplikasi payroll banyak digunakan oleh perusahaan adalah karena sistem ini sangat terstruktur.
Hadirnya berbagai aplikasi payroll dalam mengelola gaji karyawan membuat tim HR dapat membuat proses pemberian gaji menjadi lebih efektif, terlebih pada perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Di samping itu, penggunaan sistem payroll juga memiliki manfaat sebagai berikut,
1.Mengurangi Risiko Human Error
Seperti yang kamu ketahui, perhitungan gaji bukanlah hal yang mudah. Tak jarang proses penggajian yang dilakukan dengan cara lama bisa menyebabkan kekeliruan seperti salah perhitungan.
Banyaknya jumlah karyawan membuat tim HR membutuhkan sistem yang bisa mempermudah dalam memproses penggajian. Populernya sistem payroll ini membuat banyaknya software atau aplikasi payroll yang bermunculan. Sehingga dapat membantu proses penggajian dan meminimalisir terjadinya kesalahan.
2.Proses Perhitungan Lebih Akurat
Dengan menggunakan aplikasi payroll, perhitungan pembayaran gaji dapat dilakukan secara terstruktur dan detail, mulai dari pembayaran pajak, pemotongan denda, hingga pembayaran gaji bersih. Sehingga dapat menghasilkan slip gaji yang akurat.
3.Mempermudah Pelaporan kepada Pemerintah
Selain menghasilkan perhitungan yang akurat, melalui aplikasi payroll juga dapat mempermudah perusahaan dalam membuat laporan penggajian yang nantinya akan diserahkan ke pemerintah.
4.Efisiensi Waktu
Jelas, penggunaan aplikasi payroll sangat memangkas waktu yang diperlukan oleh bagian HRD dalam melakukan proses payroll tiap bulannya. Dapat Anda bayangkan sebelum aplikasi ini ditemukan, pengerjaan payroll dilakukan manual.
Mulai dari menghitung uang pokok, uang makan, uang transport, uang lembur, dan uang bonus dari setiap karyawan, semuanya dihitung satu per satu.
Perlu ketelitian yang tinggi, karena jika ada kekeliruan maka harus dihitung ulang. Mungkin jika jumlah karyawannya belum terlalu banyak, proses ini tidak terlalu menyita banyak waktu.
Tapi bagaimana jika jumlah karyawannya ratusan hingga ribuan orang? Tentu tidak terbayangkan betapa repot dan melelahkannya.
Namun, dengan penggunaan aplikasi payroll, penghitungan gaji yang sebelumnya butuh waktu beberapa hari, bisa dipangkas hanya dalam satu hari. Ditambah lagi dengan tingkat keakuratan penghitungan yang sempurna, zero kesalahan.
5. Efisiensi Jumlah Karyawan HRD
Rata-rata untuk menghitung secara manual jumlah gaji karyawan sebanyak 100 orang dalam satu hari, dibutuhkan 4-5 orang staf HRD. Itu pun dengan catatan, karyawan HRD-nya sudah berpengalaman mengerjakannya.
Nah, jika penghitungan gaji menggunakan aplikasi payroll, jumlah karyawan HRD bisa hanya separuhnya, yakni 1-2 orang.
Termasuk tidak mensyaratkan karyawan HRD tersebut sudah terbiasa mengerjakannya. Sepanjang ia mengikuti panduan penggunaan aplikasi ini, maka hasilnya akan akurat tanpa kesalahan.
Semakin sedikit jumlah karyawan HRD, maka berdampak pula semakin berkurangnya anggaran yang disediakan untuk membayar gaji karyawan bagian HRD.
Dengan kata lain, perusahaan yang menggunakan aplikasi payroll, secara tidak langsung turut mengefisiensikan pengeluaran perusahaan, yakni dengan memangkas biaya penggajian bagian HRD-nya.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan Saat Menerima Gaji Melalui Aplikasi Payroll
1.Kehadiran
Adapun hal pertama yang harus selalu kamu perhatikan adalah kesesuaian antara jumlah gaji yang diterima dengan data kehadiran kamu. Coba cek apakah kamu pernah tidak masuk tanpa kabar atau absenmu ada yang tidak tercatat. Karena hal ini dapat berpengaruh terhadap gaji yang diterima.
2.Potongan atau Denda
Selain kehadiran atau absensi, jangan lupa cek potongan atau denda yang mungkin kamu terima. Hal ini biasanya terjadi karena ketidak hadiran atau denda yang disebabkan kesalahan di tempat kerja.
3.Bonus
Nah, yang satu ini merupakan kesukaan kita semua. Bagi kamu yang merasa punya kinerja baik atau sering berhasil mencapai target dari perusahaan, jangan lupa juga mengecek bagian bonus.
4.Uang Lembur
Jika kamu sering mengambil tugas lembur atau kerja di akhir pekan. Penting untuk kamu memperhatikan uang lembur atau uang insentif. Pada sistem payroll biasa bagian ini juga dicantumkan secara mendetail di bagian slip gaji.
5.Biaya Asuransi
Biaya atau iuran asuransi merupakan hal yang tidak bisa kamu kesampingkan. Dengan memperhatikan bagian ini, kamu dapat mengecek apakah perusahaanmu tetap melaksanakan kewajibannya untuk memberikan tunjangan kesehatan atau tidak.
Itulah penjelasan mengenai sistem payroll dan cara kerjanya. Untuk Anda yang sedang mencari aplikasi payroll terbaik. Talenta by Mekari adalah jawabannya.
Talenta merupakan salah satu aplikasi payroll yang berbasis HRIS (human resources information system), yaitu sebuah perangkat lunak untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan untuk mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan penilaian kinerja karyawan.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly di mana para karyawan bisa langsung mengaksesnya melalui smartphone maupun gadget lainnya.
Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan sangat lengkap sehingga HR tidak perlu lagi menghitung absensi karyawan, dan bisa juga untuk kebutuhan payroll perusahaan untuk menghitung hak dan kewajiban karyawan seperti tunjangan dan perhitungan uang lembur, potongan pajak, dan iuran BPJS.
Kelebihan Lainnya dari Talenta by Mekari:
Dibekali dengan fitur canggih, Talenta dapat membantu mengelola berbagai tugas administrasi perusahaan yang lebih praktis dengan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Fitur yang Lengkap dan Bervariasi
Talenta memiliki banyak sekali fitur, misalnya reimbursement untuk pengeluaran karyawan, buat jenis cuti sendiri, pinjaman tunai, halaman rekrutmen, sampai pengumuman karyawan.
•Fitur Payroll
Fitur ini membantu perusahaan Anda untuk menghitung dan bisa membayar payroll karyawan dengan tepat waktu dan otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena Anda tidak perlu lagi datang ke kantor.
•Fitur Time Management
Perusahaan dalam hal ini pada bagian personalia perusahaan (divisi HRD) bisa dengan lebih mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan waktu lembur.
•Fitur Absensi Mobile
Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan berbagai pengelolaan data dan informasi terkait kepentingan karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
•Fitur Manajemen Perekrutan
Fitur ini sudah mencakup proses perekrutan pelamar kerja mulai dari pelacakan pelamar, manajemen, dan pelaporan.
•Fitur Layanan Mandiri
Melalui fitur ini, karyawan bisa memasuki sistem untuk memasukkan data, mengambil, dan mengubah data tanpa mengganggu pihak HR.
2. Kostumisasi Terperinci
Hampir semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci dan mudah dilakukan. Bahkan Anda juga bisa membuat jenis cuti sendiri dan denda keterlambatan yang bersifat rumusan.
3. Tim Support yang Efektif
CS dari Talenta akan selalu sigap untuk membantu Anda dalam menjawab keluhan, pertanyaan, dan komplain terhadap Talenta dalam hitungan menit saja.
Apalagi di saat pandemi seperti saat ini, di mana karyawan lebih sering Work From Home, sehingga penggunaan teknologi perlu dilakukan secara lebih optimal.
Yuk, kunjungi https://www.talenta.co dan temukan solusi untuk memajukan perusahaan Anda!
